Offentligt ansatte har ret til at tage en bisidder med til en tjenstlig samtale jf. Forvaltningslovens § 8. Det skal dog nævnes, at Forsvarets Efterretningstjeneste er undtaget fra bl.a. Forvaltningslovens § 8.

FPS har beskrevet dette i en vejledning – Afholdelse af tjenstlige samtaler. Heri beskrives det, at hvis der er tale om en tjenstlig samtale, skal medarbejderen indkaldes forud herfor med et passende varsel. Typisk indkaldes til en tjenstlig samtale med 1-3 dages varsel. Mødeindkaldelsen kan sendes på mail og skal indeholde en kort beskrivelse af, hvad samtalen skal omhandle. Samtidig skal medarbejderen oplyses om retten til at medtage en bisidder til samtalen.

En bisidder skal ikke være en bestemt person. Det kan for eksempel være en kollega, en ven, din tillidsrepræsentant eller en fra HOD.

Videre beskrives det, at under den tjenstlige samtale bør chefen præsentere de konkrete forhold, der findes utilfredsstillende, ligesom chefen bør tydeliggøre, hvad der fremadrettet forventes af medarbejderen. Chefen bør i den forbindelse oplyse medarbejderen om, at det kan få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis medarbejderen ikke effektuerer dette.

Dertil kommer, at der altid skal udarbejdes et referat af en tjenstlig samtale. Referatet af samtalen vil være en del af medarbejderens personalesag. Det er vigtigt, at den ansatte læser referatet grundigt igennem og kommer med relevante rettelser eller tilføjelser. Det kan og bør ske sammen med bisidderen.

Den ansatte har pligt til at møde op til den tjenstlige samtale, og udeblivelse vil være ulovlig udeblivelse, medmindre der er en saglig, dokumenterbar grund som f.eks. sygdom, manglende indkaldelse og lignende.

Hvis samtalen drejer sig om krænkende adfærd eller lovovertrædelser, så bør bisidderen være fra HOD. 

Offentligt ansatte har ret til at se sagens dokumenter, f.eks. en klage, jf. forvaltningslovens § 9 (aktindsigt) og til at blive partshørt, d.v.s. fremkomme med en udtalelse herom jf. forvaltningslovens § 19.

Efter samtalen skal det for både medarbejderen og ledelsen være klart, hvad problemet er, hvad henholdsvis medarbejder og ledelse skal gøre for at løse problemet, og hvilken tidsfrist der er sat til at løse problemet.