Samtykkeerklæring på MIT HOD
1. maj 2018 træder EU-persondataforordningen i kraft, men allerede nu gør HOD klar til at overholde reglerne. Derfor vil du som medlem blive mødt af en samtykkeerklæring, når du logger ind på MIT HOD på hod.dk.
Kommende medlemmer skal give HOD samtykke til at behandle deres personfølsomme oplysninger ved at afkrydse/godkende samtykket i indmeldelsesblanketten, som ligger på hod.dk, hvor også de generelle betingelser kan læses.
HOD opbevarer oplysninger om de enkelte medlemmer for at kunne varetage deres interesser. Grundlæggende er der tale om almindelige persondata som CPR, medarbejdernummer, adresse, mailadresser, telefonnummer med videre. Samtidig har vi også mere detaljerede oplysninger om de sager, hvor vi har hjulpet medlemmerne. Endelig har vi også mere generelle oplysninger, som bruges til statistiske opgørelser – som for eksempel når vi laver oversigter over løn og tillæg, der blandt andet kan ses på HOD-GULD på hjemmesiden.
HOD bruger kun dine personfølsomme data, hvis det er nødvendigt i forbindelse med en eventuel sag. Det kan være en sag, som du selv henvender dig om, eller noget, som HOD bliver gjort opmærksom på via Forsvaret. Vi bruger kun de absolut nødvendige data, som bliver gemt på den enkelte sag i et dokumentbehandlingssystem kaldet DocuNote.
Hvis du ikke har adgang til www.HOD.dk, kan du sende en mail til hod@hod.dk, hvorefter du vil få tilsendt samtykkeerklæringen, som du efterfølgende kan acceptere.
Jeg ser at HOD ikke har en “Persondatapolitik”, hvilket er et absolut krav for at kunne efterleve
EU-forordningen.
Samtykke er ikke nødvendig, hvis “Persondatapolitik” efterleves (Skriv hvad Du gør, og gør hvad Du skriver.
Det er direkte forbudt at kræve samtykke i forbindelse med medlemskab, idet Samtykke skal være frivilligt, betingelsesløst og til enhver tid skal kunne trækkes tilbage.
Samtykke kan bruges i specifikke tilfælde, betinget af at det oplyses hvilke data der bruges til det specifikke formål.
Kære Per
Tak for din kommentar omkring Persondata.
HOD har en persondatapolitik samt et større antal procedurebeskrivelser, som alle har været via vores revisionsselskab BDO.
Vi kræver netop ikke et samtykke fra vores medlemmer. I samtykkeerklæringen, som vi anmoder medlemmerne om at acceptere, står der i nederste afsnit, at det er frivilligt.
Vi beder om medlemmernes samtykke for at kunne opbevare data, behandle data samt forhandle i forbindelse med medlemmernes sager. Som nævnt er det frivilligt, og det betyder, at hvis vi ikke har samtykket, så kan vi ikke opbevare personfølsomme data, og derfor vil vi først efterfølgende kunne behandle og forhandle en given sag. Det vil så kræve, at vi får et samtykke i forbindelse med den enkelte sag, ellers kan vi ikke hjælpe.
Man skal i øvrigt være opmærksom på, at vi ofte udveksler data med 3. part i forbindelse med forhandlinger af personlige sager.
Men for at vende tilbage til din samtykkeerklæring, er det helt i orden, at du ikke accepterer den. Hvis du efterfølgende skal have behandlet en sag med personfølsomme data, vil vi i den forbindelse bede om dit samtykke.
Med venlig hilsen
Steen Gøtsche, konsulent