Skal chefer registrere arbejdstid?

Ja, mener HOD. Det fremgår tydeligt af både retsgrundlaget og en principiel voldgiftskendelse fra sidste år. Se faglige detaljer og argumenter her.

Forsvarsministeriet har i en skrivelse sidst i september opdateret egne retningslinjer for registrering af arbejdstid. Her fremgår det, at chefer (M40X/C40X) skulle være undtaget fra at registrere arbejdstid. Den tolkning er HOD ikke enig i. Både retsgrundlaget og en dansk voldgiftskendelse sidste år viser tydeligt, at alle officerer som udgangspunkt skal registrere deres arbejdstid.

Derfor er det vigtigt

Hvis man vurderes at være såkaldt selvtilrettelægger af sin arbejdstid og derfor kan undtages fra kravet om arbejdstidsregistrering, er man ikke omfattet af almindelige arbejdsmiljøregler som for eksempel kravet om en ugentlig fridag. Derfor er det vigtigt, at du som chef fastholder, at du er omfattet af kravet om arbejdstidsregistrering.

Retsgrundlaget – hovedreglen er, at alle skal registrere

Loven om arbejdstidsregistrering trådte i kraft den 1. juli 2024 som konsekvens af en dom fra EU-Domstolen i 2019 (C-55/18, “Deutsche Bank”-sag). Kravet om tidsregistrering retter sig mod det, man kan kalde “arbejdsmiljø-arbejdstid” med det formål at passe på din sikkerhed og sundhed som medarbejder. Hensigten er således, at alle kan få et bedre arbejdsmiljø, og at der er styr på arbejdstid og hviletid.

Det har derfor siden 1. juli 2024 været hovedreglen, at alle medarbejdere skal registrere arbejdstid. Samtidig har det fra dette tidspunkt været sådan, at den undtagelsesmulighed, der findes, skal anvendes i begrænset omfang, at arbejdsgiver konkret skal vurdere, om den enkeltes stilling åbner mulighed for at undtage for registrering af arbejdstid, og at arbejdsgiver ikke kan undtage hele grupper af medarbejdere.

Voldgiftssagen – en principiel afgørelse

I januar 2025 fastslog en faglig voldgiftskendelse, at en akademiker, der var ansat som specialkonsulent i staten, ikke kunne undtages fra registrering af arbejdstid, da hun ikke kunne

anses som selvtilrettelægger, trods stor fleksibilitet i arbejdet og ingen højeste arbejdstid. Afgørelsen var principiel, fordi det var den første i dansk retspraksis, der tog stilling til, hvad der kræves, for at en medarbejder kan undtages fra at registrere arbejdstid.

Dommeren udtalte blandt andet:

• At undtagelsesbestemmelsens “rækkevidde begrænses til det, der er strengt nødvendigt for at varetage de interesser, som disse undtagelser giver adgang til at beskytte.”
• At “en sådan undtagelse ikke kan fortolkes bredt og gælde en hel kategori af arbejdstagere.”
• At “undtagelsen ikke finder anvendelse på arbejdstagere, hvis arbejdstid […] kun delvist kan fastsættes af arbejdstagerne selv.”
• At anvendelsesområdet for undtagelsesbestemmelsen er “ganske begrænset.”

Dommeren udtalte desuden følgende:

“Særligt om udtrykket ’akademikere’ bemærker jeg, at den engelske version af fortolkningsmeddelelsen anvender betegnelsen ’academics’, jf. pkt. 5.1.2 ovenfor. På den baggrund og i sammenhæng med udtrykket ’betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid’ må det antages, at der i hvert fald i første række sigtes til forskere mv., dvs. ikke til akademisk uddannede ansatte i almindelighed.”

Afgørelsen viser, at det er en konkret helhedsvurdering af arbejdsvilkårene for medarbejderen, der afgør, om en medarbejder kan anses som selvtilrettelægger. Den viser også, at en vis fleksibilitet i arbejdet og ingen højeste arbejdstid ikke nødvendigvis er ensbetydende med selvtilrettelæggelse.

Det mener HOD

Med afgørelsen i voldgiftssagen kan der ikke være tvivl om, at alle officerer som udgangspunkt skal registrere arbejdstid. Der er heller ikke tvivl om, at arbejdsgiver for at undtage fra dette krav skal foretage en konkret og individuel vurdering af, hvorvidt den enkelte medarbejder kan anses som selvtilrettelægger, og at arbejdsgiver dermed heller ikke kan undtage en hel gruppe af medarbejdere.

Det fremgår tydeligt af både direktivet og voldgiftskendelsen, at undtagelsesmuligheden skal forstås snævert. Det skal den, fordi det har konsekvenser for medarbejderen ikke at være omfattet af hovedreglen om, at alle skal registrere arbejdstid. Blandt andet er man så ikke er omfattet af reglen om, at den gennemsnitlige arbejdstid i løbet af en syvdagesperiode beregnet over normperioden ikke må overstige 48 timer inkl. overarbejde samt øvrige arbejdsmiljømæssige beskyttelsesregler.

Vurderingen af, om en chef kan undtages fra kravet om at registrere arbejdstid, skal være individuel. Og arbejdsgiver skal kunne dokumentere, hvorfor chefen er undtaget fra kravet. Derfor kan vurderingen ikke kun være den, der fremgår af Forsvarsministeriets egen skrivelse om, at kravet ikke gælder for ansatte, der har ledelsesmæssige funktioner, eller som selv kan tilrettelægge deres arbejdstid, fordi arbejdstiden ikke kan måles eller fastsættes på forhånd (selvtilrettelæggere).

Det gør HOD

Udgangspunktet og hovedreglen for direktivet og den danske implementering er således, at alle medarbejdere skal registrere arbejdstid. Som altid er der igen regel uden undtagelser – men at der er en begrænset undtagelsesmulighed, er ikke ensbetydende med, at Forsvarsministeriet kan gøre undtagelsen til en hovedregel for hele chefgruppen.

Tværtimod.

Derfor har HOD anmodet Forsvarsministeriet om dels at trække de dele af skrivelsen, som vedrører chefer, tilbage, dels om en forklaring på, hvad man ønsker at opnå ved at undtage cheferne fra blandt andet almindelige arbejdsmiljømæssige beskyttelsesregler. I skrivende stund har HOD ikke fået svar på henvendelsen.

Det skal du som chef gøre

HOD anbefaler først og fremmest, at du fortsætter med at registrere din arbejdstid. Dernæst opfordrer vi til, at du gør indsigelser mod den allonge, som angiveligt vil blive sendt til alle chefer, om at man er undtaget fra kravet om at skulle registrere arbejdstid. Og endelig anbefaler HOD, at du i forlængelse af indsigelsen anmoder om at få oplyst, hvad der ligger til grund for vurderingen af, at du skulle være undtaget fra kravet om registrering af arbejdstid, idet det er arbejdsgiver, der skal kunne dokumentere, at den enkelte er omfattet af den snævre undtagelsesbestemmelse.