Opgaver og kommunikation

Sekretariatet virker for at opfylde HOD’s formål og udføre opgaver, som omfatter deltagelse i forhandlinger og drøftelser, kontrol med overholdelse af aftaler og bestemmelser samt formidling af information. Hertil kommer rådgivning og bistand til enkeltmedlemmer. Opgaverne varetages på alle myndighedsniveauer.

Sekretariat støtter lokalafdelinger og enkeltmedlemmer med administrativ og faglig bistand i forbindelse med ansættelsesforholdets aftaler, forhandlinger, medlemsmøder, orienteringer samt rådgivning mv.

HOD kan i nødvendigt omfang yde særlig rådgivning, for eksempel juridisk bistand, til medlemmer i sager af tjenstlig karakter.

Flad struktur
Målet er, at sekretariatets medarbejdere skal føle et medejerskab af HOD som en faglig organisation.

Som følge af den kontinuerlige IT-udvikling er der i HOD’s sekretariat etableret en struktur, som skal sikre en effektiv kommunikation. Derfor har sekretariatet en flad, tværgående organisation, hvor der ad hoc kan oprettes projektgrupper til løsning af større eller specielle opgaver. Heraf følger, at der til den enkelte medarbejder stilles krav om kompetenceudvikling.

HOD’s sekretariat fungerer gennem en 2-delt kommunikation:
1) den ledelsesmæssige kommunikation og kontakten til omverdenen (arbejdsgiver, forretningsforbindelser m.m.) samt
2) interaktionen mellem de ansatte, som dels vedrører det arbejdsmæssige og dels det sociale samvær.

Sekretariatets kommunikation med medlemmer, hovedbestyrelsesmedlemmer, lokalafdelinger, leverandører, arbejdsgiversiden, samarbejdspartnere, forretningsforbindelser osv. sker i lyset af, at sekretariatet producerer, “markedsfører” og formidler videns- og serviceydelser, som skal være relevante, hensigtsmæssige og i tilgængelig form.

Den interne, ledelsesmæssige kommunikation udøves gennem

• Strategi- og personalemøder
• Samarbejdsudvalgsmøder
• Personalehåndbog
• Personale- og udviklingssamtaler
• Udarbejdelse af kompetenceudviklingsplan for den enkelte ansatte
• Valg af miljørepræsentant og øvrige samarbejdsrepræsentanter

Den arbejdsmæssige kommunikation bygger på brug af et fælles mail- og kalenderprogram, dokument- og sagshåndteringsprogram, telefoner,  samt et antal FIIN-arbejdspladser.
Alle ansatte ajourfører og opdaterer egen, elektronisk kalender jvf. personalehåndbogen.

Medarbejdernes sociale samvær styrkes gennem arrangementer, såsom markering af fødselsdage, jubilæer, deltagelse i sommer- og julearrangementer osv.