Grundlæggende er EU-Persondataforordningen gældende for alle virksomheder og organisationer, som behandler personfølsomme oplysninger. Og hvad er så det? Personfølsomme oplysninger omfatter blandt andet oplysninger som race, etnisk oprindelse, politisk holdning, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlemskab af fagforening, gendata, biometriske data, der kan identificere en person, helbred og seksualitet.

Hvorfor er det så, at medlemskab af en fagforening er en personfølsom oplysning?

Det er, fordi det i en del andre lande ikke er lige så normalt som i Danmark at være medlem af et system, der varetager ens faglige rettigheder. Andre steder anses dette for at være lige så følsomt som ens politiske holdning.

HOD opbevarer oplysninger om de enkelte medlemmer for at kunne varetage deres interesser. Grundlæggende er der tale om almindelige persondata som CPR, medarbejdernummer, adresse, mailadresser, telefonnummer med videre. Samtidig har vi også mere detaljerede oplysninger om de sager, hvor vi har hjulpet medlemmerne. Endelig har vi også mere generelle oplysninger, som bruges til statistiske opgørelser – som for eksempel når vi laver oversigter over løn og tillæg, der blandt andet kan ses på HOD-GULD.

Hvordan får vi lov til at behandle personfølsomme sager for medlemmerne?

For at kunne efterleve persondataforordningen har vi indhentet samtykke fra medlemmerne. Hvis du er medlem og endnu ikke har givet samtykke, så log på Mit HOD og accepter samtykkeerklæringen. Det har vi brug for, så vi kan behandle informationer i sagsbehandlingen af de sager, som vi støtter det enkelte medlem i. Nye medlemmer har fra 1. januar 2018 skulle give HOD samtykke til at behandle deres personfølsomme oplysninger. Det gøres ved at afkrydse/godkende samtykket i indmeldelsesblanketten, som ligger på hod.dk.

Hvordan bruger vi så dine personfølsomme data?

HOD bruger kun dine personfølsomme data, hvis det er nødvendigt i forbindelse med en eventuel sag. Det kan være en sag, som du selv henvender dig om, eller noget, som HOD bliver gjort opmærksom på via Forsvaret. Vi bruger kun de absolut nødvendige data, som bliver gemt på den enkelte sag i et dokumentbehandlingssystem kaldet DocuNote.

DocuNote er placeret på HOD’s egne servere i vores eget domicil, og der er således ikke andre, som har direkte adgang til oplysningerne.

HOD kan i forbindelse med sagsbehandlingen skulle dele oplysninger med tredjepart, det kan f.eks. være Forsvarets Personalestyrelse eller myndigheder i Forsvaret. Dette er selvfølgelig kun, hvis det er absolut nødvendigt, men er dækket af den samtykkeerklæring, som det enkelte medlem har givet til HOD.

Hvor længe gemmer HOD dine data?

HOD gemmer dine generelle data, så længe du er medlem af HOD. Hvis du på et tidspunkt melder dig ud af HOD, gemmes dine data, indtil vores forpligtelse overfor f.eks. SKAT er overholdt, hvorefter alle data slettes.

Har du haft en sag ved HOD, så gemmes denne kun, så længe som det er nødvendigt, f.eks. hvis informationerne skal bruges ved genoptagelse af en sag, eller hvis der vil kunne komme yderligere tiltag i en sag. Når vi ikke har behov for de personlige oplysninger mere, vil sagen enten blive slettet, eller – hvis den har mere generel betydning – blive anonymiseret, altså at alle personlige oplysninger i sagen slettes.

Hvor har vi ikke adgang?

HOD har ikke adgang til dine personlige oplysninger i Forsvarets interne systemer. SAP er blandt andet ikke et system, som vi kan søge i. Det betyder, at vi i visse tilfælde vil bede dig om selv at levere oplysninger, når vi skal hjælpe i en sag. Dette kan bl.a. være lønoplysninger, lønsedler, kontrakter, aftaler om funktionsvederlag, funktionstillæg, personlige kvalifikationstillæg og meget mere. Når vi modtager disse data fra dig, vil vi behandle dem på samme måde som andre data i en sagsbehandling; de vil blive lagt i sagen og slettet, når der ikke er behov for oplysningerne mere.

Spørg, hvis du er usikker eller i tvivl!

Hvis du har spørgsmål angående HOD’s anvendelse af dine personfølsomme data, så er du velkommen til at kontakte os. Du er også velkommen til at skrive direkte til konsulent Steen Gøtsche på goetsche@hod.dk.